Письмо Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь
20 марта 2024 г. № 6-3-18/00845

Министерство по налогам и сборам (далее — МНС) провело анализ технических вопросов, поступающих от налоговых агентов, по представлению ими сведений о доходах физических лиц и сообщает следующее.

Вопрос 1. Как получить роль администратора в кабинете налогового агента?

Первому зарегистрированному пользователю в кабинете налогового агента назначается роль «администратор», и он получает права для активации остальных пользователей этого налогового агента.

Вопрос 2. Как сменить администратора в кабинете налогового агента? Как узнать, кто на текущий момент является администратором в кабинете налогового агента?

По заявке налогового агента инспекция МНС (по месту постановки на учет налогового агента) может назначить роль «администратор» новому пользователю или указать действующего администратора.

Заявка может быть получена одним из следующих способов:

• в письменной форме (на бумажном носителе);
• в электронной форме (посредством личного кабинета плательщика, АРМ «Плательщик» в виде сообщения «Предоставление информации и документов инспекции МНС», подтверждение целостности и подлинности которого осуществляется с применением ЭЦП руководителя налогового агента (его уполномоченного представителя)).

Вопрос 3. Надо ли заново регистрироваться в кабинете налогового агента, если пользователю продлен срок действия сертификата?

Замена сертификата действующего пользователя не требует никаких дополнительных действий при условии неизменности основных атрибутов сертификата (УНП налогового агента, ФИО, должность и паспортные данные пользователя).

Вопрос 4. Организация отправила сведения о доходах физических лиц через личный кабинет плательщика (или АРМ «Плательщик»). После отправки бухгалтер обнаружила, что частично сведения заполнены неверно. В уточненных сведениях нужно подавать информацию обо всех физических лицах (сведения о которых уже отправлены) или можно отправить только информацию о тех физических лицах, сведения о которых требуется уточнить?

Достаточно направить сведения о тех физических лицах, информацию о которых необходимо уточнить. При поступлении сведений от налоговых агентов в системе налоговых органов производится поиск по «ключу»: УНП_налогового_агента+код_структурного_подразделения+год+ставка+идентификационный номер (или серия+номер документа, удостоверяющего личность, для иностранцев).

В случае наличия информации по такому «ключу» сведения в системе налоговых органов о гражданине будут перезаписаны, т.е. сведения с признаком «уточненные» станут актуальными, а ранее представленные сведения с признаком «основные» отправятся в архив как неактуальные.

Если отличается хотя бы один реквизит (УНП налогового агента, код структурного подразделения, год, ставка, идентификационный номер или серия+номер паспорта), то поданная информация считается новой и будет добавлена в систему налоговых органов.

Вопрос 5. Организация сформировала сведения о доходах двумя пачками: в одной пачке основные сведения о заработной плате, в другой пачке сведения о полученных дивидендах. Как отправить разные сведения по организации двумя пачками?

Для этого можно отправить сведения о заработной плате и не указывать код структурного подразделения, а для сведений о дивидендах указать код структурного подразделения (например, «10»). В этом случае сведения о дивидендах будут дополнять ранее отправленные сведения о заработной плате.

Альтернативным вариантом может являться формирование сведений о заработной плате с указанием одного кода структурного подразделения (например, «10»), а сведений о дивидендах — с указанием другого кода структурного подразделения (например, «20»).

Вопрос 6. Крупная организация сформировала в своей учетной системе сведения о доходах физических лиц в количестве 15 пачек по 200 человек. Как передать сформированные сведения на портал?

Для передачи сведений по частям на портал МНС реализовано специальное программное обеспечение API-интерфейс (udfl-agent-cli). На сайте МНС в разделе «Актуальное-> Представление налоговым агентом сведений о доходах физических лиц за 2023 год-> Формат сведений о доходах-> API-интерфейс для передачи файлов» доступен для скачивания API-интерфейс. В этом же разделе в пункте «Порядок взаимодействия» находится инструкция по отправке сведений через API-интерфейс. В этом случае все части могут передаваться с типом сведений «основная» и внутри json-файла поле «dcreate» может содержать одинаковое время формирования пачки.

Передать сформированные сведения можно и через кабинет налогового агента (личный кабинет плательщика), но в этом случае первая отправленная пачка будет с типом «основная», все последующие должны иметь статус «уточненная». Также следует обратить внимание, что дата формирования (внутри json-файла поле «dcreate» (подпункт 1.3 пункта 1 формы сведений «Дата формирования файла»)) должна отличаться в каждой передаваемой части.

Например, организация сформировала 3 файла со сведениями в бухгалтерской программе, которые имеют одинаковые имена файлов, и в самих сведениях заполнена одинаковая дата формирования файла (подпункт 1.3 пункта 1 (поле «dcreate»)).

Допустим, время формирования файлов в подпункте 1.3 указано как 15.03.2024 в 15 часов 6 минут 20 секунд, следовательно, поле «dcreate» будет сформировано для всех трех файлов в виде «2024-03-15T15:06:20».

Таким образом, все три файла будут иметь одинаковое название, а именно D111111111_2023_1_0_20240315150620.json

При отправке таких файлов через кабинет налогового агента будет отправлен только первый файл, а два последующих не отправятся по причине того, что из-за одинакового имени файла будут рассмотрены как повторяющие, дублирующие основной файл.

Решением в данной ситуации является изменение имени внутри файла поля «dcreate». Для этого необходимо скопированный на диск D компьютера файл открыть при помощи клавиши «F4» (подвести к файлу курсор, нажать левой клавишей мыши, нажать F4). В открывшейся строке с расшифровкой имени файла найти в конце строки поле «dcreate».

В рассматриваемом примере в поле «dcreate»: «2024-03-15T15:06:20», где указано время формирования файла как 15.03.2024 в 15 часов 6 минут 20 секунд, для изменения имени файла достаточно внести изменения в минуты или секунды времени формирования файла. Например, меняем время с 15 часов 6 минут 20 секунд на 15 часов 16 минут 21 секунду.

Изменения будут выглядеть следующим образом: «dcreate»: «2024-03-15T15:06:21». После необходимо сохранить изменения и снова загрузить файлы с измененным полем «dcreate» в кабинет налогового агента. При загрузке таких файлов функционал кабинета налогового агента самостоятельно изменит имя файла исходя из измененного поля «dcreate». В рассматриваемой ситуации имя загруженного файла в кабинет налогового агента будет выглядеть следующим образом: D111111111_2023_1_0_20240315150621.json.

При проведении вышеуказанных действий у всех загруженных файлов будут внесены изменения в имена, и они смогут быть отправлены на портал МНС.

При создании файлов непосредственно в кабинете налогового агента имена файлов имеют разные названия, так как время их сохранения отличается друг от друга.

Вопрос 7. Передал сведения о доходах, статус пачки «Принято порталом c ошибкой», при нажатии на «просмотреть ответ» получил сообщение об ошибке «Неправильно указан признак представляемых сведений», что делаю не так?

Первая пачка сведений, отправленных через кабинет налогового агента или АРМ «Плательщик», должна быть с типом «основная», у всех последующих сведений тип меняется на «уточненная».

Указанную информацию довести до сведения подведомственных инспекций в кратчайшие сроки.